Uppföljningssystem med IT-stöd

Vi hjälper er som arbetar i socialtjänsten att genom en systematisk uppföljning bli klokare på er verksamhet. Vilka är egentligen brukarna/klienterna i er enhet och vilka behov har de? Vilka av dem får vilka insatser? Vad gör det för skillnad för dem? Dessa frågor - och svaren - utgör faktiskt er verksamhetsidé.

Nu är det inte vi i FoU-enheten som kommit på alla dessa idéer. Vi har lärt oss grunderna av UFFE som är Umeå kommuns enhet för socialtjänstforskning. Sedan har vi vidareutvecklat med ett IT-stöd för registreringen och det statistiska.

Vilka verksamheter kan komma ifråga?

Hittills har så skilda verksamheter som anhörigstöd, biståndshandläggning, missbruksvård, personligt ombud och familjeteam i flera kommuner i länet utformat och startat sin uppföljning med vår hjälp. Fler ligger i planeringsfasen som t.ex. uppföljning av frånvaro i skolan och FoU-enhetens egen uppföljning av sina insatser för socialtjänsten.
Här är hela listan.

Varför denna uppföljning?

Själva arbetet är nog för oss alla den viktigaste källan till det vi lär oss när det gäller jobbet. Kunskapsbasen hos var och en av oss är ofta en yrkesutbildning och utifrån den blir vi bara klokare och klokare eftersom vi får återkoppling av alla ärenden vi jobbar med. Vi får erfarenheter och lär oss av varje enskild brukare eller klient. Det som uppföljningssystemet då bidrar med är statistiska sammanställningar av alla ärenden. Från de diagram och tabeller som ni själva kan ta fram ur systemet kan ni se hur det gått för de brukare som hade ett visst behov eller som fick en viss insats, hur vanligt ett visst behov är osv.

Hur kan din enhet komma igång med systematisk uppföljning?

Vi på FoU-enheten på Kommunförbundet Västernorrland har fått i uppdrag från vår ledningsgrupp (= era socialchefer) att prioritera arbetet med uppföljningssystem. Ni kan vända er till oss för att få den hjälp som behövs för att komma igång med uppföljning och för att så bra som möjligt utnyttja systemets kapacitet. Vi kommer då med ett par rådgivare som visar hur det fungerar och hjälper till med analysen av verksamheten och verksamhetsiden. Efter ungefär två halvdagar med analys av verksamhetsidén och lite träning på systemet är ni klara att börja med registrering av ärenden och få systematisk återkoppling.

Vad ska ni göra med all statistik ni får fram?

Diagram och tabeller kan vara väldigt informativa, särskilt om man skriver lite tolkning som handlar just om verksamheten. Det är ganska enkelt och trevligt att ta med dessa illustrationer från uppföljningssystemet i en PowerPoint-presentation eller en enkel rapport. Det kan handla om en speciell fråga och man måste inte alls göra allomfattande rapporter. Det viktiga är att ni får underlag för kommunikation sinsemellan och med kolleger från andra liknande enheter (horisontellt) och med chefer och ledning (vertikalt). Sådan typ av kommunikation är väldigt drivande på lärandet.

Vi planerar inom FoU-enheten att ha workshopar och liknande för att hjälpa er med rapporterandet och kommunicerandet av det statistiska innehållet. Det går att hålla det enkelt utan att göra fel, om man rättar sig efter några få goda råd och tar hjälp av IT-delen av uppföljningssystemet.

Vad kostar det?

Företaget som levererar har inte någon färdig affärsmodell än, därför att vi är så originella användare av deras system. Så vi kan inte precis säga vad kostnaden blir i framtiden. Till och med juni 2013 tar vi på FoU-enheten hela kostnaden. Sedan blir det en kostnad som antagligen står i proportion till kommunens storlek eller till antalet uppföljningssystem som kommunen använder.

Länkar

I högerspalten finns länkar till kompletterande information.

Mer material om uppföljningssystemen

Processledare är
Rolf Dalin
070-674 00 94
rolf.dalin@y.komforb.se